حتماً تجربه‌اش را داشته‌اید که قول می‌دهید گزارش را تا پنج‌شنبه تمام کنید، به همسرتان اطمینان می‌دهید « پنج دقیقه دیگر» آماده خواهید بود، یا با اطمینان جلسات پشت‌سرهم را بدون هیچ زمان تنفسی برنامه‌ریزی می‌کنید. اما سپس واقعیت خودش را نشان می‌دهد، زمان‌هایی که برای اتمام کار در نظر گرفته‌اید تمام می‌شوند و تعجب می‌کنید چطور در تخمین زمان انقدر ضعیف هستید.
مغز ما به شکلی سازماندهی شده، گولمان می‌زند – ولی می‌توانید یاد بگیرید که عملکردتان را بهتر کنید.
حتماً تجربه‌اش را داشته‌اید که قول می‌دهید گزارش را تا پنج‌شنبه تمام کنید، به همسرتان اطمینان می‌دهید « پنج دقیقه دیگر» آماده خواهید بود، یا با اطمینان جلسات پشت‌سرهم را بدون هیچ زمان تنفسی برنامه‌ریزی می‌کنید.
اما سپس واقعیت خودش را نشان می‌دهد، زمان‌هایی که برای اتمام کار در نظر گرفته‌اید تمام می‌شوند و تعجب می‌کنید چطور در تخمین زمان انقدر ضعیف هستید.
اگر این موضوع در موردتان صدق می‌کند، بدانید تنها نیستید و مشکل صرفاً مربوط به بد بودن در برنامه‌ریزی‌هایتان نیست. بیشتر افراد به‌صورت قاعده‌مندی زمان، هزینه‌ها و خطرهای احتمالی اقدامات آینده را دست‌کم می‌گیرند و همزمان از سمت دیگر، منافع و مزایا را بیش‌ازحد برآورد می‌کنند. این پدیده را «خطای برنامه‌ریزی» نامگذاری می‌کنیم که اولین بار توسط روان‌شناسان، دانیل کانمن و آموس تورسکی، توصیف شد.
روان‌شناسی کوری نسبت به زمان
خطای برنامه‌ریزی چیزی بیشتر از ضعف در مدیریت زمان است. تصور کنید در حالیکه عجله دارید باید حتماً ایمیل مهمی را برای همکارتان بفرستید. به همین دلیل سریع تخمین می‌زنید که زیاد طول نمی‌کشد، پس شروع به نوشتن متن ایمیل می‌کنید. اما امان از وقتی که می‌بینید بیشتر از میزانی که انتظارش را داشتید زمان برد و حالا دیگر دیرتان شده است. چه اتفاقی افتاد؟
به احتمال زیاد، برای تخمین زمان مورد نیاز برای ارسال ایمیل، خودتان را در حال نوشتن پیام، مرور سریع آنچه نوشته‌اید و ارسال آن تجسم کردید. مشکل این روش اینجاست که در زمان برنامه‌ریزی برای انجام یک کار، فقط روی خودِ کار متمرکز می‌شوید و عوامل حواس‌پرتی، وقفه‌های در نظر گرفته نشده و پیچیدگی‌های اجتناب‌ناپذیر مربوط به آن کار را نادیده می‌گیرید. به همین دلیل ممکن است سه ایمیل فوری دیگری که در حال نوشتن این ایمیل به دستتان می‌رسد را در نظر نمی‌گیرید، یا این موضوع را نادیده می‌گیرید که برای ارسال این ایمیل لازم است چندین آمار و ارقام خاص را جست‌وجو کنید تا بتوانید ایمیل را ارسال کنید.
همین خطای برنامه‌ریزی به خوبی توضیح می‌دهد چرا پروژه‌های بزرگ—از بازسازی خانه گرفته تا راه‌اندازی نرم‌افزار یا پروژه‌های عمرانی— به مشکل زمان و هزینه برمی‌خورند و همیشه از بودجه و زمان پیش‌بینی‌شده بیشتر می‌شوند. سالن اپرای سیدنی قرار بود در سال ۱۹۶۳ با هزینه ۷ میلیون دلار تکمیل شود، اما در سال ۱۹۷۳ با هزینه ۱۰۲ میلیون دلار تمام شد. فرودگاه جدید برلین قرار بود بر اساس برنامه در سال ۲۰۱۱ با بودجه ۲ میلیارد یورو افتتاح شود، اما در سال ۲۰۲۰ و با هزینه‌ای بیش از ۶ میلیارد یورو به بهره‌برداری رسید. و از این دست داستان‌ها تا دلتان بخواهد وجود دارد.
بخشی از این موضوع به این دلیل است که هر فرد درگیر در پروژه، تخمین‌های خوش‌بینانه‌‌ی خودش را دارد و این تخمین‌های خوشبینانه ناشی از خطای برنامه‌ریزی وقتی در تعداد نفرات برنامه‌ریز پروژه ضرب می‌شود عدد بزرگی می‌شود که در نهایت به انتظارات غیرواقعی منجر می‌شود. مشکل وقتی بدتر می‌شود که پای «خطای هزینه هدررفته» به میدان باز می‌شود: یعنی با وجود افزایش هزینه‌ها و تأخیرها، به‌جای پذیرش شکست، زمان و پول بیشتری را به پروژه تزریق می‌کنیم.
چگونه از خطای برنامه‌ریزی دوری کنیم؟
خطای برنامه‌ریزی می‌تواند هزینه‌های زیادی روی دستمان بگذارد که فقط جنبه‌های مالی را شامل نمی‌شود. زمانی که قرار است بر اساس برنامه‌ریزی‌تان کاری را در زمانی انجام دهید اما به دلیل خطای برنامه‌ریزی آن کار در موعد مقرر انجام نمی‌شود، به اعتبارتان آسیب وارد می‌شود و باعث می‌شود تا همکاران، مشتریان و عزیزانتان اعتمادشان را از دست بدهند. برنامه‌ریزی ضعیف، زمان و منابعتان را می‌بلعد و فرصت‌های مناسب دیگر را از دسترستان خارج می‌کند.
زمانیکه هر کاری بیشتر از حد انتظارتان طول می‌کشد، مدام در حال تلاش برای جبران زمان از دست رفته خواهید بود، که باعث می‌شود تا استرس غیرضروری داشته باشید و حتی ممکن است روی سلامتی‌تان نیز تاثیر بگذارد.
راه‌حل چیست؟ در ادامه چند روش مبتنی بر تحقیقات روان‌شناسی و مدیریت ارائه می‌شود که می‌تواند در این زمینه کمکتان کند:
۱. خودتان را بشناسید
به جای اینکه فقط روی خودِ کار تمرکز کنید، از داده‌ها استفاده کنید. دانیل کانمن و دن لاوالو بین «دیدگاه درونی» (تمرکز روی خودِ کار) و «دیدگاه بیرونی» (نگاه به تجربیات مشابه گذشته) تمایز قائل می‌شوند و توصیه می‌کنند برای پیش‌بینی بهتر، از دیدگاه بیرونی استفاده کنید.
- فکر می‌کنید انجام این کار توسط دیگران چقدر زمان می‌برد؟
- چرا فکر می‌کنید شما سریع‌تر از دیگران این کار را انجام خواهید داد ؟
- آخرین باری که کار مشابهی انجام دادید چقدر طول کشید؟
این روش زمانی بهترین نتیجه را خواهد داشت که یادداشت‌های واقعی داشته باشید (یک دفترچه ساده کافی است، اما اگر دوست دارید می‌توانید از اکسل هم استفاده کنید). مثلاً قبل از اینکه زمان لازم برای تهیه ارائه بعدی‌تان را تخمین بزنید، مدت زمانی که در سه ارائه قبلی‌تان زمان صرف کرده‌اید را بررسی کنید. حتما دقت کنید که فقط زمان نوشتن را محاسبه نکنید، بلکه تحقیق، ویرایش و فرمت‌بندی را هم در نظر بگیرید.
۲. اضافه‌کردن حاشیه امن به صورت درصدی
در نظر گرفتن زمان اضافه ایده خوبی است، اما اینکه بخواهید فقط مقداری زمان بیشتر در نظر بگیرید اصلا کفایت نمی‌کند. تحقیقات نشان می‌دهد افراد به‌صورت عادتی مدت‌زمان انجام کارها را دست‌کم می‌گیرند.
یک قانون واقع‌بینانه برای در نظر گرفتن زمان اضافی این است که به جای زمان ثابت، درصد زمانی اضافه کنید: مثلا ۲۵٪ به تخمین اولیه خود اضافه کنید (به‌جای مثلاً ۱۰ دقیقه). اگر باز هم کم آمد، دفعه بعد ۵۰٪ اضافه کنید. اگر زمان اضافه آوردید، دفعه بعد درصد را مقداری کاهش دهید. حتی اگر مجبور شدید ۱۵۰٪ یا درصد‌های بیشتری اضافه کنید، دلسرد نشوید، ما انسان‌ها واقعاً در تخمین زمان ضعیف عمل می‌کنیم!
۳. تقسیم کار به قدم‌های کوچک‌تر
تخمین‌های مربوط به کارهای بزرگ و پیچیده بیشتر در معرض خطای برنامه‌ریزی هستند، چون ناشناخته‌های زیادی را در درونشان دارند. پروژه‌های بزرگ را به مراحل کوچک‌تر و قابل‌پیش‌بینی‌تر تقسیم کنید و مدت‌زمان هر مرحله را جداگانه تخمین بزنید. مثلاً تخمین «گرفتن داده‌های فروش فصل گذشته» بسیار ساده‌تر از «تکمیل گزارش بخش فروش» است.
۴. برنامه‌ریزی معکوس
از تاریخی که برای تحویل کار در نظر دارید شروع کنید و به صورت معکوس—قدم‌به‌قدم—با استفاده از تخمین‌های قبلی و زمان‌های اضافی برنامه‌ریزی کنید. زمان انجام کارها را در تقویمتان وارد کنید. سپس برای جلوگیری از استرس، باز هم زمان اضافه در نظر بگیرید. به نظرتان واقعاً دوست دارید هیچ کاری را در دقیقه ۹۰ تمام کنید؟
۵. استفاده از «قصدهای اجرایی»
تعهدات مبهم و اهداف خوش‌خیالانه به ندرت کار می‌کنند. در عوض، برای هر کار برنامه‌های مشخص «اگر-آنگاه» طراحی کنید:
- «اگر ساعت ۹ صبح سه‌شنبه است، پس ۳۰ دقیقه را به طرح‌ریزی پیشنهاد اختصاص می‌دهم.»
- «به محض دریافت داده‌های فروش، نمودارهای فصل را آماده می‌کنم.»
روان‌شناسانی مانند پیتر گالویتزر و آنیا آختزیگر نشان داده‌اند که این ترفند ساده، بسیار مؤثر است.
فواید برنامه‌ریزی واقع‌بینانه
زمانیکه یاد بگیرید تخمین‌های دقیق‌تر زمانی بزنید:
- استرس کمتری تجربه خواهید کرد،
- کارهای باکیفیت‌تری ارائه می‌دهید،
- و اعتبار شما به عنوان فردی قابل‌اعتماد بیشتر می‌شود.
در واقع در زمان هم صرفه‌جویی می‌کنید. اگر هر کار به اندازه‌ای که تخمین زده‌اید طول بکشد و سر موقع تمام شود، هرگز زیر بار فشار کاری نخواهید بود و فضای ذهنی لازم برای کارهای خلاقانه را پیدا می‌کنید و به همین دلیل می‌توانید فرصت‌های دیگر زندگی‌تان را نیز شناسایی کنید و از آنها استفاده کنید. دفعه بعدی که متوجه شدید به خودتان می‌گویید«این کار فقط چند دقیقه طول می‌کشد»، مقداری صبر کنید و خطای برنامه‌ریزی را به خاطر بیاورید. اما یادتان باشد اصلا هدف این نیست که نسبت به توانایی‌هایتان بدبین باشید—هدف این است که نسبت به پیچیدگی‌های دنیای واقعی آگاه داشته باشید. خودِ آینده‌تان قطعا قدردانتان خواهد بود.
لینک مقاله:
https://www.psychologytoday.com/us/blog/decisions-and-the-brain/202506/the-time-trap-why-five-minutes-always-takes-20